Aluekeskusrekisterissä hoidetaan toiminta-alueen seurakuntien

• virkatodistus- ja sukuselvitystilaukset, 
• avioliiton esteiden tutkinnat, 
• sukututkimustilaukset,
• kirkollisten toimitusten rekisteröinnit sekä
• jäsenrekisterit.

Lisätietoa palveluista

Huom! Puhelinpalveluissamme on havaittu operaattorista johtuva vika, jonka vuoksi palvelunumeroihimme soittava saattaa päätyä tiedotteeseen, jossa kehotetaan soittamaan aukioloaikoina. Olemme aivan normaalisti auki pe 30.9. alkaen klo 9-15 välillä.

Huom! Sukuselvityspalvelumme jono on merkittävästi lyhentynyt. Tällä hetkellä arvioitu aika tilauksen vastaanottamisesta sen lähettämiseen on valtakunnallisissa todistuksissa reilut 2 viikkoa (otattehan huomioon, että postitettavat tilaukset saattavat viipyä matkalla viikonkin - jos teillä on mahdollisuus vastaanottaa sähköpostia, niin voimme toimittaa todistukset teille myös sähköpostitse). Tällä hetkellä työn painopiste on viikon 38 tilauksissa (tieto päivitetty 4.10.2022). 

HUOM! Rintaperilliset, jotka kuuluvat ev.lut. srk:aan, eivät tarvitse itsestään perunkirjoitusta varten elää-todistusta, jos heidän tiedot näkyvät vainajan perunkirjoitustodistuksessa. Vainajan todistukseen tulee hänen omien henkilötietojen lisäksi aina tiedot hänen avioliitosta, lapsista sekä muutoista. Elää-todistus rintaperillisestä tarvitaan hänen 15v iästään lähtien vain silloin, mikäli hän luopuu omasta perintöosuudestaan, joka on syytä mainita tilauksen yhteydessä.

VIRKATODISTUSTA TILAAVA TAI SITÄ ODOTTAVA, TÄSSÄ SINULLE LYHYESTI TILAUKSESI KÄSITTELYÄ KOSKEVAA INFORMAATIOTA

Tästä linkistä avautuu lyhyt yleiskatsaus siihen, miten väestötietoja on Suomessa tallennettu. 

Mitä sukuselvityksessä tehdään? Sukuselvityksessä katetaan henkilön koko elämä väestökirjanpidon lähteiden avulla siitä hetkestä, kun hän on täyttänyt 15 vuotta. Suomen evankelis-luterilaisessa kirkossa on 1.3.2021 alkaen siirrytty toimintatapaan, jossa kirkon aluekeskusrekistereiden antamat todistukset ovat valtakunnallisia, eikä niitä tarvitse enää pyytää erikseen jokaisesta seurakunnasta, jossa henkilö on aiemmin ollut kirjoilla.

Mitkä ovat nämä väestökirjanpidon lähteet? Suomessa on 1600-luvulta alkaen väestökirjanpito toteutettu kirkkojen (evankelis-luterilainen ja ortodoksinen) toimesta. Vasta vuoden 1923 jälkeen Suomen kansalainen on voinut olla näiden tahojen pitämien ”kirkonkirjojen” ulkopuolella joko siviilirekisterissä (myöhemmin: väestörekisteri) tai muiden uskontokuntien rekistereissä.  1970-luvun alussa muut rekisterit kuin evankelis-luterilaisen kirkon ja ortodoksisen kirkon rekisteri yhdistettiin väestörekisteriin, jonka ylläpidosta vastasivat maistraatit ja väestörekisterikeskus.

Ketkä ovat väestökirjanpitäjiä Suomessa tänään? 1.10.1999 alkaen myös Suomen evankelis-luterilaisen kirkon jäsenten tiedot ovat yhdistetty valtion ylläpitämään väestötietojärjestelmään. Kirkon jäsenten osalta kirkolla on kuitenkin edelleen oikeus ylläpitää näitä tietoja, vaikkakin väestötietojärjestelmä on valtion ylläpitämä.

Siirtyivätkö henkilöitä koskevat aiemmat tiedot kirkolta valtiolle 1.10.1999? Eivät siirtyneet. Kaikki niin sanotut historiatiedot jäivät edelleenkin vain kirkon väestökirjanpidon lähteisiin.

Mikäli henkilö erosi kirkosta ennen 1.10.1999, siirtyivätkö hänen historiatietonsa väestörekisteriin kirkolta? Eivät siirtyneet. Siksi myös niiden henkilöiden osalta, jotka ovat eronneet Suomen evankelis-luterilaisesta kirkosta jossain elämänsä vaiheessa, tulee hakea sukuselvitys Suomen evankelis-luterilaiselta kirkolta. On tärkeää huomata, etteivät tiedot ajalta, jolloin henkilö oli siviilirekisterisissä / väestörekisterissä, myöskään siirtyneet takaisin kirkon lähteisiin, mikäli henkilö myöhemmässä vaiheessa siirtyi takaisin kirkon jäseneksi. Siksi henkilöstä, joka on jossain elämänsä vaiheessa ollut kirkon jäsen ja taasen toisessa vaiheessa eronneena kirkosta, tulee väistämättä hankkia todistukset molemmilta väestökirjanpidon toimijoilta.

Miksi perunkirjoitukseen tai kuolinpesän edustamiseen oikeustoimenpiteissä ei riitä viimeisimmät tiedot vainajasta ja järjestelmissä näkyvistä jälkeläisistään? Vasta eri järjestelmien yhdistämisen ja sähköiseen muotoon siirtämisen jälkeen on kyetty tallentamaan henkilöiden keskinäisiä sukulaisuussuhteita siten, että henkilöt ovat järjestelmäteknisesti yhdistetty toisiinsa. Aiempien manuaalisten järjestelmien siirtämisen yhteydessä sähköisiin tietokantoihin on tallennettu vain tallennusajankohtaan nähden ”tuorein” tietosisältö.  Niinpä on hyvin tavallista, että aukottomasti sukulaisuussuhteet löytyvät järjestelmistä ”napin painalluksella” vasta 1970-luvulta alkaen. Ajankohtaa aiempaa tietosisältöä löytyy myöskin runsaasti sähköisistä tietokannoista, mutta ei kuitenkaan kattavasti – jolloin sukuselvitysten tekemisessä joudutaan aina menemään alkuperäislähteille asti. On hyvinkin tavallista, ettei vanhempi-lapsi -suhdetta löydy sähköisistä tietokannoista niiden henkilöiden osalta, jotka ovat muuttaneet pois lapsuuden perheistään ennen 1960-lukua.

Vainaja on asunut samalla paikkakunnalla koko elämänsä aikana. Eivätkö tiedot ole hyvin helposti koostettavissa? Ennen 1960-luvulla käyttöönotettua perhelehtijärjestelmää henkilöt kirjattiin kirkonkirjoihin, joita pidettiin maaseudulla pääsääntöisesti kylittäin ja taloittain. Kaupungeissa kirjoja pidettiin sukunimittäin tai kortteleittain sekä myös siviilisäädyn tai yhteiskunnallisen aseman perusteella. Siksi samallakin paikkakunnalla syntynyt, kasvanut ja työskennellyt henkilö saattaa olla kirjattuna jopa kymmeniin eri kohtiin kirjoja – ja sukuselvitystä tekevän henkilön on tarkastettava ne kaikki.

Miksi sukuselvitystä tekevän henkilön on tarkastettava vainajaan liittyvät kaikki kirkonkirjasivut ja perhelehdet siitä hetkestä alkaen, kun henkilö on täyttänyt 15 vuotta? Väestökirjanpidon toteuttamisen tapa on pääsääntöisesti ollut se, että siirryttäessä sivulta tai lehdeltä toiselle on kopioitu vain kulloisenkin hetken kannalta oleellinen tietosisältö – esimerkiksi aiemmissa kirjoissa olleet lapset, jotka ovat jo muuttaneet pois perheensä luota, eivät ole kirjautuneet seuraaville sivuille tai lehdille. Tähän toteuttamisen tapaan kuului se, että jokaiseen lähteeseen merkitään tieto siitä, mistä henkilö on kyseiselle sivulle/lehdelle tullut ja mihin hän on lähtenyt - Suomen lähes ainutlaatuinen henkilötietojärjestelmä on ollut ennen sähköisiä järjestelmiäkin kattava ja täydellinen – mutta manuaalisessa muodossa levitettynä eri materiaaleihin ja eri paikkakunnille!

Vainaja kuoli lapsettomana. Eikö hänen historiatietonsa ole helposti koostettavissa? Suomen perimysjärjestelmä pohjautuu perintökaareen, joka määrittelee tietyt sukulaisuussuhteet olennaiseksi osaksi sitä, miten perintö voidaan jakaa. Perintökaaren mukaan ensisijaiset perilliset ovat suorat jälkeläiset. Jos näitä ei ole, niin lapsettomana kuolleen henkilön perivät hänen vanhempansa. Ja jos vanhemmat eivät ole elossa, niin silloin perijöitä etsitään vainajan sisaruksista – ja heidän ollessa kuolleita, heidän jälkeläisistään. Myös isovanhemmat – ja heidän ollessa kuolleita: heidän jälkeläisensä eli vainajan sedät ja tädit voivat periä. Koska sukuselvityksen tehtävänä on saada todistettua kaikki kyseiseen perimysjärjestykseen kuuluvat henkilöt, voi yksittäisen henkilön kohdalta tämä ketju laajentua käsittämään kymmeniäkin eri henkilöitä – ja ketjuun kuuluvien kuolleiden osalta joudutaan aina tekemään selvitys heidän 15 ikävuodesta alkaen mahdollisine muuttoineen. Siten samallakin paikkakunnalla asuneen korkeaan ikään ehtineen vainajan kohdalla selvitystyöhön saattaa kulua useita työpäiviä.

Edellä kuvattu prosessi vaikuttaa hyvin työläältä. Eikö olisi helpompaa siirtää kaikki tieto sähköisiin järjestelmiin? Se ei ainoastaan vaikuta työläältä, vaan on hyvin työläs. Siksi Suomen evankelis-luterilainen kirkko on päättänyt, että sen aiemmin digikuvaaman kirkonkirja- ja perhelehtimateriaalin tietosisältö siirretään sähköiseen tietokantaan. Tämä tapahtuu siten, että jokainen 1.3.2021 jälkeen tehty tilaus tehdään siten, että sen yhteydessä käsitelty tietosisältö myös tallennetaan tietokantaan. Koska käytössämme ei ole robottia tai tekoälyä, joka osaisi lukea aineistojen merkittävästi vaihtelevat merkinnät, tarvitsemme edelleen ihmisen tähän tehtävään, joka jossain vaiheessa on pakko tehdä. On perusteltua, että se tehdään nyt, kun suuret ikäluokat ovat tulollaan keskuudestamme poistuvien joukkoon. Tämä tallentamisjärjestely edellyttää kuitenkin viikkojen täydennyskoulutusta myös niille, jotka ovat vuosikymmeniä työskennelleet väestökirjanpidon tehtävissä – siksi työhön ei voida ottaa ketä tahansa henkilöä.

Ovatko nykyiset virkatodistustilausjonot sitten pysyvä olotila? Valitettavasti emme arvanneet oikein sitä, kuinka paljon eri tahdissa tapahtuvat uudistukset (osa seurakunnista kuuluu aluekeskusrekistereihin, jotka antavat valtakunnallisia todistuksia ja osa seurakunnista antaa edelleen vain sitä koskevia todistuksia) vaikuttavat hidastavasti siihen hyötyyn, joka uudesta organisoitumistavasta, uudesta toimintatavasta ja uusista järjestelmistä lopulta saadaan aikaan – siksi aluekeskusrekisterit ovat olleet aliresurssoituja. Olemme tehneet kaikkemme taataksemme asiantuntevan ja koulutetun henkilöstön olemassaolon ja tehokkuuden sekä olemme rekrytoineet lisätyövoimaa. Tehdyt toimenpiteet vaikuttavat kuitenkin vasta kuukausien kuluttua jonoihin, sillä kysymys on suurimmasta väestökirjanpidon uudistuksesta sitten 1600-luvun – kun vuosisatainen hajautettu tietosisältö kerätään nyt yhteen tietokantaan.

Mitä tilaajien on syytä huomioida?

1. On tärkeää, että myös todistusten tilaajat toimisivat mahdollisimman hyvissä ajoin. Esimerkiksi perunkirjoitusta varten tarvittava todistus on suotavaa tilata mahdollisimman pian kuoleman jälkeen, viimeistään samassa yhteydessä, kun seurakunnassa huolehditaan hautausjärjestelyistä. Samoin kiinteistökaupoissa tulee huolehtia tarvittavista todistuksista mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.

2. Sukuselvityksiä laativien virkailijoiden työtä helpottaa ja todistusten valmistumista jouduttaa mahdollisimman laaja-alainen tilauksen yhteydessä annettava informaatio (erityisesti, kun kyseessä on lapsettomana kuollut vainaja). Kuten todettu, kaikki informaatio ei ole vielä tallennettuna tietokannoissa – ja siksi juuri oikean henkilön pelkkä löytäminen erityisesti vanhasta aineistosta saattaa viedä tuntejakin.

3. Suomen oloissa on syytä myös tietää, että henkilön syntymäpaikka ei välttämättä tarkoita sitä, että hän olisi ollut kyseisen seurakunnan jäsen koskaan – erityisesti tämä koskee poikkeuksellisina aikoina syntyneitä henkilöitä. Samoin on syytä tietää, että luovutetun alueen seurakuntien kirkonkirjat (joita pidettiin vuoteen 1950 saakka) ovat Kansallisarkistossa, eivätkä aluekeskusrekistereillä ole pääsyä kyseiseen aineistoon – jolloin tiedot tuolta ajalta tulee erikseen tilata Kansallisarkiston Mikkelin yksiköstä.

4. Muutoksena aiempaan käytäntöön on Suomen evankelis-luterilainen kirkko todistanut sukuselvityksiin liittyen kaikkien elossa olevien jäsentensä osalta niin sanotun ”elää” -tiedon. Sukuselvityksiin liittyvien kirkon jäsenten ei siis tarvitse erikseen tilata näitä todistuksia itsestään. Sen sijaan kirkkoon kuulumattomien henkilöiden tulee edelleenkin tilata itsestään tämä niin sanottu ”elää”-todistus Digi- ja väestötietovirastolta.

5. Olethan varma, että tarvitset juuri sitä todistusta, jota olet tilaamassa. Samoin olethan varma, ettei kukaan muu jo hoida samaa asiaa. Vuoden 2021 aikana tehdyistä tilauksista myöhemmässä tarkastelussa turhiksi ja peruutettavaksi osoittautuneiden tilausten osuus kaikista tilauksistamme on ollut viikkotasoisesti laskettuna keskimäärin 15,4%. Näiden tilausten käsittely hidastaa tilausjonomme lyhenemistä merkittävästi.

Monille virkatodistusta odottaville henkilöille aiheutuu vallitsevasta tilanteesta vaivaa ja viivästyksiä. Lapuan hiippakunnan aluekeskusrekisteri toimii parhaansa mukaan taatakseen jälleen kohtuullisessa ajassa toimivan palvelun. Pahoittelen syvästi tällä hetkellä vallitsevaa tilannetta.
Tuomas Palola, Lapuan hiippakunnan aluekeskusrekisterin johtaja

Puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet

• Virkatodistus, sukuselvitys ja sukututkimus: p. 041 730 2591, luovutus.akrlapua@evl.fi
• Avioliiton esteiden tutkinta ja kirkkoon liittyminen: p. 041 730 2589, rekisterointi.akrlapua@evl.fi
• Yleiset tiedustelut: p. 041 730 2588, aluekeskusrekisteri.akrlapua@evl.fi

Palvelemme maanantaista perjantaihin kello 9 - 15 Jyväskylän, Seinäjoen ja Vaasan toimipisteissä.

Poikkeavat aukioloajat (myös puhelinpalveluissa):

ti 6.12. Aluekeskusrekisterin asiakaspalvelu suljettu (sähköinen tilauskanava toimii)
ma 26.12. Aluekeskusrekisterin asiakaspalvelu suljettu (sähköiset tilauskanavat toimivat)
pe 6.1.2023 Aluekeskusrekisterin asiakaspalvelu suljettu (sähköiset tilauskanavat toimivat)
 

Katso kaikki yhteystiedot