Virkatodistus ja sukuselvitys

VirkatodistusLinkki avautuu uudessa välilehdessä on asiakirja, jolla luovutetaan tietyn henkilön tietoja Suomen evankelis-luterilaisen seurakunnan jäsenyyden ajalta.

Virkatodistuksia on eri tyyppisiä. Virkatodistuksen antaminen edellyttää aina hyväksyttyä käyttötarkoitusta, kuten perunkirjoitusta, perinnönjakoa tai pankkia varten kuolleen henkilön raha-asioita hoidettaessa. Virkatodistuksen sisältö riippuu käyttötarkoituksesta.

Virkatodistus voi olla

  • Henkilökohtaiset tiedot sisältävä virkatodistus eli ns. elää-todistus.
  • Vanhempien ja lasten tiedot sisältävä virkatodistus.
  • Sukuselvitysmuotoinen virkatodistus, joka on tietosisällöltään laaja.
  • Kuolleesta henkilöstä perunkirjoitusta varten sukuselvitysmuotoon laadittu virkatodistus, johon merkitään henkilön tietojen lisäksi puoliso ja lapset sekä muuttotiedot.

Sukuselvitys ja perunkirjoitus

SukuselvitysLinkki avautuu uudessa välilehdessä on ote henkilöä tai hänen perhettään koskevista kirkonkirjaan tehdyistä merkinnöistä. Sukuselvitystä tarvitaan yleisimmin perunkirjoitukseen ja kuolinpesän asioiden hoitoon.

Perunkirjoitusta varten elävästä henkilöstä riittää henkilökohtaiset tiedot sisältävä virkatodistus. Kuolleesta henkilöstä tarvitaan perunkirjoitusta varten sukuselvitysmuotoon laadittu virkatodistus, johon merkitään henkilön tietojen lisäksi puoliso ja lapset sekä muuttotiedot.

Huomiothan seuraavat:

Perunkirjoitusta varten tarvitaan vainajasta virkatodistus jokaisesta seurakunnasta, jossa hän on ollut kirjoilla 15 vuotta täytettyään.

Vainajasta tilataan sukuselvitys perunkirjoitusta varten siitä seurakunnasta, jonka jäsen hän oli kuollessaan. Selvitys kattaa vainajan perhesuhdetiedot kuolemaa edeltävältä ajalta takautuvasti 1.10.1999 asti. Todistukset vainajasta 1.10.1999 edeltävältä ajalta tilataan niistä ev.lut. seurakunnista tai muista rekistereistä, joissa hän on tuolloin ollut kirjoilla.

Huom! Valtakunnallisessa sukuselvityspalvelussa mukana olevissa keskusrekistereissä todistus laaditaan siinä keskusrekisterissä, jonka jäsenseurakunnan jäsen vainaja oli kuollessaan. Todistus laaditaan kirkon jäsentietojärjestelmän Kirjurin KirDi-toiminnallisuuden avulla kaikkien seurakuntien digitoidusta kirkonkirjamateriaalista niin sanotun "yhden luukun periaatteen" mukaisesti, jolloin vainajasta riittää vain yksi tilaus kattamaan hänen koko elämänsä kaaren niiltä osin, kuin hän oli ollut Suomen evankelis-luterilaisen kirkon jäsen.

Lapuan hiippakunnan aluekeskusrekisterin seurakunnat ovat 1.1.2021 alkaen mukana valtakunnallisessa sukuselvityspalvelussa, joten jonkin sen jäsenseurakunnan jäsenenä kuolleesta vainajasta voidaan tehdä tällainen KirDi-todistus, eikä todistuksia siis tarvitse tilata enää muualta.

HUOM! Rintaperilliset, jotka kuuluvat ev.lut. srk:aan, eivät tarvitse itsestään perunkirjoitusta varten elää-todistusta, jos heidän tiedot näkyvät vainajan perunkirjoitustodistuksessa. Vainajan todistukseen tulee hänen omien henkilötietojen lisäksi aina tiedot hänen avioliitosta, lapsista sekä muutoista. Elää-todistus rintaperillisestä tarvitaan hänen 15v iästään lähtien vain silloin, mikäli hän luopuu omasta perintöosuudestaan, joka on syytä mainita tilauksen yhteydessä.

Virkatodistusten ja sukuselvitysten tilaukset

Virkatodistukset ovat yksityishenkilöille lähtökohtaisesti maksullisiaLinkki avautuu uudessa välilehdessä. Sukuselvitysten käsittelyaika on tällä hetkellä n. 14 viikkoa.

Tilaajana yksityishenkilö

  1. Tilaa virkatodistus valtakunnallisesta asiontipalvelusta tilaavirkatodistus.fiLinkki avautuu uudessa välilehdessä
  2. Tilaa puhelimitse numerosta 041 730 2591
  3. Käy aluekeskusrekisterin palvelupisteessä Jyväskylässä, Seinäjoella tai Vaasassa (asiointi toistaiseksi vain ajanvarauksella).
  4. Tilaa kirjeitse: Lapuan hiippakunnan aluekeskusrekisteri, PL 40, 40101 Jyväskylä (tarvittavat tilauslomakkeet ohessa)
  5. Käy Lapuan hiippakunnan aluekeskusrekisteriin kuuluvan seurakunnan palvelutoimistossa. Tilauslomake täytetään siellä ja toimitetaan aluekeskusrekisteriin seurakunnan toimesta. HUOM! Tämä palvelu on mahdollinen vain osassa seurakuntia, tarkista tarjoaako kotiseurakuntasi tätä palvelua.

Toimitamme virkatodistuksia myös ulkomaan viranomaisia varten monikielisellä lomakkeella (ruotsi, englanti, saksa ja ranska). Mainitse tilauksen yhteydessä, että todistus tarvitaan ulkomaan viranomaisia varten.

Tilaajana yritysasiakas

Yritysasiakkaat tilaavat virkatodistukset edelleen sähköpostitse luovutus.akrlapua@evl.fi tai puhelimitse 041 730 2591.

Yleistä virkatodistuksista:

Virkatodistus on asiakirja, jolla luovutetaan tietoja ev.-lut. seurakunnan jäsenestä. Tiedot perustuvat kirkonkirjoissa oleviin tietoihin. Kirkonkirjoja on ylläpidetty manuaalisina kirjoina ja perhelehtikortteina 1500-luvun lopulta vuoden 2004 loppuun asti. Sen jälkeen tiedot on talletettu sähköisessä muodossa. Kirkon yhteinen jäsentietojärjestelmä Kirjuri on otettu käyttöön vuonna 2012.

Virkatodistuksen antaminen edellyttää aina hyväksyttyä käyttötarkoitusta, kuten perunkirjoitusta, perinnönjakoa tai pankkia varten hoidettaessa kuolleen henkilön raha-asioita. Passia ja ajokorttia varten ei tarvita virkatodistusta.

Virkatodistuksen sisältö riippuu käyttötarkoituksesta. Joissakin tilanteissa riittää ns. elää-todistus, jossa on henkilön nimet ja henkilötunnus sekä tieto, että hän on tietojenluovutushetkellä kyseisen seurakunnan jäsen. Joissakin tilanteissa tarvitaan tiedot perhesuhteista, vanhemmista ja/tai lapsista tai muuttotiedot.

Perunkirjoitusta varten tarvitaan vainajasta virkatodistus, joka on katkeamaton sukuselvitys siitä lähtien, kun hän on täyttänyt 15 vuotta. Tällaisesta virkatodistuksesta tulee ilmetä se aika, jolloin hän on ollut kyseisen seurakunnan jäsen sekä hänen perhesuhteensa ja rintaperillisensä kyseisen aikajakson tietojen mukaisesti.

Jos joku lapsista on kuollut, todistukseen tulee merkintä hänen mahdollisista lapsistaan. Jos ketään rintaperillisiä ei ole, perunkirjoitusta varten tarvitaan tiedot vainajan vanhemmista – ja jos he ovat jo kuolleet, vainajan mahdollisista sisaruksista. Jos vainaja on elämänsä aikana asunut eri paikkakunnilla, virkatodistus tulee hankkia jokaisesta seurakunnasta, jossa hän on ollut kirjoilla 15 vuotta täytettyään.

Seurakunta voi antaa virkatodistuksen vain jäsenestään. Kirkkoon kuulumattomasta henkilöstä virkatodistus tilataan maistraatista. Ortodoksiseen kirkkoon kuuluvasta henkilöstä virkatodistus tilataan ortodoksisen kirkon keskusrekisteristä Kuopiosta.

Valtakunnallinen sukuselvityspalvelu (”sukuselvitys yhdeltä luukulta”) on asteittain laajentunut kattamaan jo suurimman osan Suomea. Siirtymävaihe päättyy 31.12.2021, jonka jälkeen asiakas voi tilata tarvitsemansa virkatodistuksen mistä seurakunnasta tai keskusrekisteristä tahansa.

Siirtymävaiheen aikana virkatodistusmuotoisia sukuselvityksiä tehdään kahdella eri tavalla. Valtakunnallisessa sukuselvityspalvelussa mukana olevat keskusrekisterit pyrkivät tekemään kaikki mahdolliset tilaukset siten, että asiakas saisi todistuksen kerralla samasta paikasta. Todistus laaditaan siinä keskusrekisterissä, jonka jäsenseurakunnan jäsen vainaja oli kuollessaan. Todistus laaditaan kirkon jäsentietojärjestelmän Kirjurin KirDi-toiminnallisuuden avulla kaikkien seurakuntien digitoidusta kirkonkirjamateriaalista.

Ne keskusrekisterit ja seurakunnat, jotka eivät ole valtakunnallisessa palvelussa vielä mukana, tekevät sukuselvitysmuotoiset virkatodistustilaukset kuten tähänkin asti, eli jokainen seurakunta/keskusrekisteri, jonka jäsenenä vainaja on elinaikanaan ollut 15 ikävuodesta eteenpäin, tekee oman todistuksensa. Suomen evankelis-luterilaisen kirkon tuottaman uuden palvelun siirtymävaihe päättyy 31.12.2021, jonka jälkeen lähes kaikki sukuselvitysmuotoiset virkatodistukset voidaan laatia keskitetysti yhdestä paikasta.