Virkatodistus ja sukuselvitys

VirkatodistusLinkki avautuu uudessa välilehdessä on asiakirja, jolla luovutetaan tietyn henkilön tietoja Suomen evankelis-luterilaisen seurakunnan jäsenyyden ajalta.

Virkatodistuksia on eri tyyppisiä. Virkatodistuksen antaminen edellyttää aina hyväksyttyä käyttötarkoitusta, kuten perunkirjoitusta, perinnönjakoa tai pankkia varten kuolleen henkilön raha-asioita hoidettaessa. Virkatodistuksen sisältö riippuu käyttötarkoituksesta.

Virkatodistus voi olla

  • Henkilökohtaiset tiedot sisältävä elossaolotodistus eli ns. elää-todistus.
  • Vanhempien ja lasten tiedot sisältävä virkatodistus.
  • Sukuselvitysmuotoinen virkatodistus, joka on tietosisällöltään laaja.
  • Kuolleesta henkilöstä perunkirjoitusta varten sukuselvitysmuotoon laadittu virkatodistus, johon merkitään henkilön tietojen lisäksi puoliso ja lapset sekä muuttotiedot.

Sukuselvitys ja perunkirjoitus

SukuselvitysLinkki avautuu uudessa välilehdessä on ote henkilöä tai hänen perhettään koskevista kirkonkirjaan tehdyistä merkinnöistä. Sukuselvitystä tarvitaan yleisimmin perunkirjoitukseen ja kuolinpesän asioiden hoitoon.

Perunkirjoitusta varten elävästä henkilöstä riittää henkilökohtaiset tiedot sisältävä virkatodistus. Kuolleesta henkilöstä tarvitaan perunkirjoitusta varten sukuselvitysmuotoon laadittu virkatodistus, johon merkitään henkilön tietojen lisäksi puoliso ja lapset sekä muuttotiedot.

Huomiothan seuraavat:

Perunkirjoitusta varten tarvitaan vainajasta virkatodistus jokaisesta seurakunnasta, jossa hän on ollut kirjoilla 15 vuotta täytettyään.

Vainajasta tilataan sukuselvitys perunkirjoitusta varten siitä seurakunnasta, jonka jäsen hän oli kuollessaan. Selvitys kattaa vainajan perhesuhdetiedot kuolemaa edeltävältä ajalta takautuvasti 1.10.1999 asti. Todistukset vainajasta 1.10.1999 edeltävältä ajalta tilataan niistä ev.lut. seurakunnista tai muista rekistereistä, joissa hän on tuolloin ollut kirjoilla.

Huom! Valtakunnallisessa sukuselvityspalvelussa todistus laaditaan siinä keskusrekisterissä, jonka jäsenseurakunnan jäsen vainaja oli kuollessaan. Todistus laaditaan kirkon jäsentietojärjestelmän Kirjurin KirDi-toiminnallisuuden avulla kaikkien seurakuntien digitoidusta kirkonkirjamateriaalista niin sanotun "yhden luukun periaatteen" mukaisesti, jolloin vainajasta riittää vain yksi tilaus kattamaan hänen koko elämänsä kaaren niiltä osin, kuin hän oli ollut Suomen evankelis-luterilaisen kirkon jäsen.


HUOM! Rintaperilliset, jotka kuuluvat ev.lut. srk:aan, eivät tarvitse itsestään perunkirjoitusta varten elää-todistusta, jos heidän tiedot näkyvät vainajan perunkirjoitustodistuksessa. Vainajan todistukseen tulee hänen omien henkilötietojen lisäksi aina tiedot hänen avioliitosta, lapsista sekä muutoista. Elää-todistus rintaperillisestä tarvitaan hänen 15v iästään lähtien vain silloin, mikäli hän luopuu omasta perintöosuudestaan, joka on syytä mainita tilauksen yhteydessä.

Virkatodistusten ja sukuselvitysten tilaukset

Virkatodistukset ovat yksityishenkilöille lähtökohtaisesti maksullisiaLinkki avautuu uudessa välilehdessä. Sukuselvitysten käsittelyaika on tällä hetkellä n. 2 viikkoa.

Tilaajana yksityishenkilö

  1. Tilaa virkatodistus valtakunnallisesta asiontipalvelusta tilaavirkatodistus.fiLinkki avautuu uudessa välilehdessä
  2. Tilaa puhelimitse numerosta 041 730 2591
  3. Käy aluekeskusrekisterin palvelupisteessä Jyväskylässä, Seinäjoella tai Vaasassa.
  4. Tilaa kirjeitse: Lapuan hiippakunnan aluekeskusrekisteri, PL 40, 40101 Jyväskylä (tarvittavat tilauslomakkeet ohessa)
  5. Käy Lapuan hiippakunnan aluekeskusrekisteriin kuuluvan seurakunnan palvelutoimistossa. Tilauslomake täytetään siellä ja toimitetaan aluekeskusrekisteriin seurakunnan toimesta. HUOM! Tämä palvelu on mahdollinen vain osassa seurakuntia, tarkista tarjoaako kotiseurakuntasi tätä palvelua.

Toimitamme virkatodistuksia myös ulkomaan viranomaisia varten monikielisellä lomakkeella (ruotsi, englanti, saksa ja ranska). Mainitse tilauksen yhteydessä, että todistus tarvitaan ulkomaan viranomaisia varten. Oheisen esimerkkilomakkeen avulla voit arvioida soveltuuko todistus käyttötarkoitukseesi. Lomakkeelle voidaan kirjata pyydettäessä myös puolison ja lasten tiedot tai puolison ja vanhempien tiedot.

Tilaajana yritysasiakas

Yritysasiakkaat tilaavat virkatodistukset edelleen sähköpostitse luovutus.akrlapua@evl.fi tai puhelimitse 041 730 2591.

Yleistä virkatodistuksista:

Virkatodistus on asiakirja, jolla luovutetaan tietoja ev.-lut. seurakunnan jäsenestä. Tiedot perustuvat kirkonkirjoissa oleviin tietoihin. Kirkonkirjoja on ylläpidetty manuaalisina kirjoina ja perhelehtikortteina 1500-luvun lopulta vuoden 2004 loppuun asti. Sen jälkeen tiedot on talletettu sähköisessä muodossa. Kirkon yhteinen jäsentietojärjestelmä Kirjuri on otettu käyttöön vuonna 2012.

Virkatodistuksen antaminen edellyttää aina hyväksyttyä käyttötarkoitusta, kuten perunkirjoitusta, perinnönjakoa tai pankkia varten hoidettaessa kuolleen henkilön raha-asioita. Passia ja ajokorttia varten ei tarvita virkatodistusta.

Virkatodistuksen sisältö riippuu käyttötarkoituksesta. Joissakin tilanteissa riittää ns. elää-todistus, jossa on henkilön nimet ja henkilötunnus sekä tieto, että hän on tietojenluovutushetkellä kyseisen seurakunnan jäsen. Joissakin tilanteissa tarvitaan tiedot perhesuhteista, vanhemmista ja/tai lapsista tai muuttotiedot.

Perunkirjoitusta varten tarvitaan vainajasta virkatodistus, joka on katkeamaton sukuselvitys siitä lähtien, kun hän on täyttänyt 15 vuotta. Tällaisesta virkatodistuksesta tulee ilmetä se aika, jolloin hän on ollut kyseisen seurakunnan jäsen sekä hänen perhesuhteensa ja rintaperillisensä kyseisen aikajakson tietojen mukaisesti.

Jos joku lapsista on kuollut, todistukseen tulee merkintä hänen mahdollisista lapsistaan. Jos ketään rintaperillisiä ei ole, perunkirjoitusta varten tarvitaan tiedot vainajan vanhemmista – ja jos he ovat jo kuolleet, vainajan mahdollisista sisaruksista. Jos vainaja on elämänsä aikana asunut eri paikkakunnilla, virkatodistus tulee hankkia jokaisesta seurakunnasta, jossa hän on ollut kirjoilla 15 vuotta täytettyään.

Seurakunta voi antaa virkatodistuksen vain jäsenestään. Kirkkoon kuulumattomasta henkilöstä virkatodistus tilataan maistraatista. Ortodoksiseen kirkkoon kuuluvasta henkilöstä virkatodistus tilataan ortodoksisen kirkon keskusrekisteristä Kuopiosta.

Valtakunnallinen sukuselvityspalvelu (”sukuselvitys yhdeltä luukulta”) on laajentunut kattamaan koko Suomen. Todistus laaditaan siinä keskusrekisterissä, jonka jäsenseurakunnan jäsen vainaja oli kuollessaan. Todistus laaditaan kirkon jäsentietojärjestelmän Kirjurin KirDi-toiminnallisuuden avulla kaikkien seurakuntien digitoidusta kirkonkirjamateriaalista.

 

VIRKATODISTUSTA TILAAVA TAI SITÄ ODOTTAVA, TÄSSÄ SINULLE LYHYESTI TILAUKSESI KÄSITTELYÄ KOSKEVAA INFORMAATIOTA

Tästä linkistä avautuu lyhyt yleiskatsaus siihen, miten väestötietoja on Suomessa tallennettu. 

Mitä sukuselvityksessä tehdään? Sukuselvityksessä katetaan henkilön koko elämä väestökirjanpidon lähteiden avulla siitä hetkestä, kun hän on täyttänyt 15 vuotta. Suomen evankelis-luterilaisessa kirkossa on 1.3.2021 alkaen siirrytty toimintatapaan, jossa kirkon aluekeskusrekistereiden antamat todistukset ovat valtakunnallisia, eikä niitä tarvitse enää pyytää erikseen jokaisesta seurakunnasta, jossa henkilö on aiemmin ollut kirjoilla.

Mitkä ovat nämä väestökirjanpidon lähteet? Suomessa on 1600-luvulta alkaen väestökirjanpito toteutettu kirkkojen (evankelis-luterilainen ja ortodoksinen) toimesta. Vasta vuoden 1923 jälkeen Suomen kansalainen on voinut olla näiden tahojen pitämien ”kirkonkirjojen” ulkopuolella joko siviilirekisterissä (myöhemmin: väestörekisteri) tai muiden uskontokuntien rekistereissä.  1970-luvun alussa muut rekisterit kuin evankelis-luterilaisen kirkon ja ortodoksisen kirkon rekisteri yhdistettiin väestörekisteriin, jonka ylläpidosta vastasivat maistraatit ja väestörekisterikeskus.

Ketkä ovat väestökirjanpitäjiä Suomessa tänään? 1.10.1999 alkaen myös Suomen evankelis-luterilaisen kirkon jäsenten tiedot ovat yhdistetty valtion ylläpitämään väestötietojärjestelmään. Kirkon jäsenten osalta kirkolla on kuitenkin edelleen oikeus ylläpitää näitä tietoja, vaikkakin väestötietojärjestelmä on valtion ylläpitämä.

Siirtyivätkö henkilöitä koskevat aiemmat tiedot kirkolta valtiolle 1.10.1999? Eivät siirtyneet. Kaikki niin sanotut historiatiedot jäivät edelleenkin vain kirkon väestökirjanpidon lähteisiin.

Mikäli henkilö erosi kirkosta ennen 1.10.1999, siirtyivätkö hänen historiatietonsa väestörekisteriin kirkolta? Eivät siirtyneet. Siksi myös niiden henkilöiden osalta, jotka ovat eronneet Suomen evankelis-luterilaisesta kirkosta jossain elämänsä vaiheessa, tulee hakea sukuselvitys Suomen evankelis-luterilaiselta kirkolta. On tärkeää huomata, etteivät tiedot ajalta, jolloin henkilö oli siviilirekisterisissä / väestörekisterissä, myöskään siirtyneet takaisin kirkon lähteisiin, mikäli henkilö myöhemmässä vaiheessa siirtyi takaisin kirkon jäseneksi. Siksi henkilöstä, joka on jossain elämänsä vaiheessa ollut kirkon jäsen ja taasen toisessa vaiheessa eronneena kirkosta, tulee väistämättä hankkia todistukset molemmilta väestökirjanpidon toimijoilta.

Miksi perunkirjoitukseen tai kuolinpesän edustamiseen oikeustoimenpiteissä ei riitä viimeisimmät tiedot vainajasta ja järjestelmissä näkyvistä jälkeläisistään? Vasta eri järjestelmien yhdistämisen ja sähköiseen muotoon siirtämisen jälkeen on kyetty tallentamaan henkilöiden keskinäisiä sukulaisuussuhteita siten, että henkilöt ovat järjestelmäteknisesti yhdistetty toisiinsa. Aiempien manuaalisten järjestelmien siirtämisen yhteydessä sähköisiin tietokantoihin on tallennettu vain tallennusajankohtaan nähden ”tuorein” tietosisältö.  Niinpä on hyvin tavallista, että aukottomasti sukulaisuussuhteet löytyvät järjestelmistä ”napin painalluksella” vasta 1970-luvulta alkaen. Ajankohtaa aiempaa tietosisältöä löytyy myöskin runsaasti sähköisistä tietokannoista, mutta ei kuitenkaan kattavasti – jolloin sukuselvitysten tekemisessä joudutaan aina menemään alkuperäislähteille asti. On hyvinkin tavallista, ettei vanhempi-lapsi -suhdetta löydy sähköisistä tietokannoista niiden henkilöiden osalta, jotka ovat muuttaneet pois lapsuuden perheistään ennen 1960-lukua.

Vainaja on asunut samalla paikkakunnalla koko elämänsä aikana. Eivätkö tiedot ole hyvin helposti koostettavissa? Ennen 1960-luvulla käyttöönotettua perhelehtijärjestelmää henkilöt kirjattiin kirkonkirjoihin, joita pidettiin maaseudulla pääsääntöisesti kylittäin ja taloittain. Kaupungeissa kirjoja pidettiin sukunimittäin tai kortteleittain sekä myös siviilisäädyn tai yhteiskunnallisen aseman perusteella. Siksi samallakin paikkakunnalla syntynyt, kasvanut ja työskennellyt henkilö saattaa olla kirjattuna jopa kymmeniin eri kohtiin kirjoja – ja sukuselvitystä tekevän henkilön on tarkastettava ne kaikki.

Miksi sukuselvitystä tekevän henkilön on tarkastettava vainajaan liittyvät kaikki kirkonkirjasivut ja perhelehdet siitä hetkestä alkaen, kun henkilö on täyttänyt 15 vuotta? Väestökirjanpidon toteuttamisen tapa on pääsääntöisesti ollut se, että siirryttäessä sivulta tai lehdeltä toiselle on kopioitu vain kulloisenkin hetken kannalta oleellinen tietosisältö – esimerkiksi aiemmissa kirjoissa olleet lapset, jotka ovat jo muuttaneet pois perheensä luota, eivät ole kirjautuneet seuraaville sivuille tai lehdille. Tähän toteuttamisen tapaan kuului se, että jokaiseen lähteeseen merkitään tieto siitä, mistä henkilö on kyseiselle sivulle/lehdelle tullut ja mihin hän on lähtenyt - Suomen lähes ainutlaatuinen henkilötietojärjestelmä on ollut ennen sähköisiä järjestelmiäkin kattava ja täydellinen – mutta manuaalisessa muodossa levitettynä eri materiaaleihin ja eri paikkakunnille!

Vainaja kuoli lapsettomana. Eikö hänen historiatietonsa ole helposti koostettavissa? Suomen perimysjärjestelmä pohjautuu perintökaareen, joka määrittelee tietyt sukulaisuussuhteet olennaiseksi osaksi sitä, miten perintö voidaan jakaa. Perintökaaren mukaan ensisijaiset perilliset ovat suorat jälkeläiset. Jos näitä ei ole, niin lapsettomana kuolleen henkilön perivät hänen vanhempansa. Ja jos vanhemmat eivät ole elossa, niin silloin perijöitä etsitään vainajan sisaruksista – ja heidän ollessa kuolleita, heidän jälkeläisistään. Myös isovanhemmat – ja heidän ollessa kuolleita: heidän jälkeläisensä eli vainajan sedät ja tädit voivat periä. Koska sukuselvityksen tehtävänä on saada todistettua kaikki kyseiseen perimysjärjestykseen kuuluvat henkilöt, voi yksittäisen henkilön kohdalta tämä ketju laajentua käsittämään kymmeniäkin eri henkilöitä – ja ketjuun kuuluvien kuolleiden osalta joudutaan aina tekemään selvitys heidän 15 ikävuodesta alkaen mahdollisine muuttoineen. Siten samallakin paikkakunnalla asuneen korkeaan ikään ehtineen vainajan kohdalla selvitystyöhön saattaa kulua useita työpäiviä.

 

Edellä kuvattu prosessi vaikuttaa hyvin työläältä. Eikö olisi helpompaa siirtää kaikki tieto sähköisiin järjestelmiin? Se ei ainoastaan vaikuta työläältä, vaan on hyvin työläs. Siksi Suomen evankelis-luterilainen kirkko on päättänyt, että sen aiemmin digikuvaaman kirkonkirja- ja perhelehtimateriaalin tietosisältö siirretään sähköiseen tietokantaan. Tämä tapahtuu siten, että jokainen 1.3.2021 jälkeen tehty tilaus tehdään siten, että sen yhteydessä käsitelty tietosisältö myös tallennetaan tietokantaan. Koska käytössämme ei ole robottia tai tekoälyä, joka osaisi lukea aineistojen merkittävästi vaihtelevat merkinnät, tarvitsemme edelleen ihmisen tähän tehtävään, joka jossain vaiheessa on pakko tehdä. On perusteltua, että se tehdään nyt, kun suuret ikäluokat ovat tulollaan keskuudestamme poistuvien joukkoon. Tämä tallentamisjärjestely edellyttää kuitenkin viikkojen täydennyskoulutusta myös niille, jotka ovat vuosikymmeniä työskennelleet väestökirjanpidon tehtävissä – siksi työhön ei voida ottaa ketä tahansa henkilöä.

Mitä tilaajien on syytä huomioida?

  1. On tärkeää, että myös todistusten tilaajat toimisivat mahdollisimman hyvissä ajoin. Esimerkiksi perunkirjoitusta varten tarvittava todistus on suotavaa tilata mahdollisimman pian kuoleman jälkeen, viimeistään samassa yhteydessä, kun seurakunnassa huolehditaan hautausjärjestelyistä. Samoin kiinteistökaupoissa tulee huolehtia tarvittavista todistuksista mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.

  2. Sukuselvityksiä laativien virkailijoiden työtä helpottaa ja todistusten valmistumista jouduttaa mahdollisimman laaja-alainen tilauksen yhteydessä annettava informaatio (erityisesti, kun kyseessä on lapsettomana kuollut vainaja). Kuten todettu, kaikki informaatio ei ole vielä tallennettuna tietokannoissa – ja siksi juuri oikean henkilön pelkkä löytäminen erityisesti vanhasta aineistosta saattaa viedä tuntejakin.

  3. Suomen oloissa on syytä myös tietää, että henkilön syntymäpaikka ei välttämättä tarkoita sitä, että hän olisi ollut kyseisen seurakunnan jäsen koskaan – erityisesti tämä koskee poikkeuksellisina aikoina syntyneitä henkilöitä. Samoin on syytä tietää, että luovutetun alueen seurakuntien kirkonkirjat (joita pidettiin vuoteen 1950 saakka) ovat Kansallisarkistossa, eivätkä aluekeskusrekistereillä ole pääsyä kyseiseen aineistoon – jolloin tiedot tuolta ajalta tulee erikseen tilata Kansallisarkiston Mikkelin yksiköstä.

  4. Muutoksena aiempaan käytäntöön on Suomen evankelis-luterilainen kirkko todistanut sukuselvityksiin liittyen kaikkien elossa olevien jäsentensä osalta niin sanotun ”elää” -tiedon. Sukuselvityksiin liittyvien kirkon jäsenten ei siis tarvitse erikseen tilata näitä todistuksia itsestään. Sen sijaan kirkkoon kuulumattomien henkilöiden tulee edelleenkin tilata itsestään tämä niin sanottu ”elää”-todistus Digi- ja väestötietovirastolta.

  5. Olethan varma, että tarvitset juuri sitä todistusta, jota olet tilaamassa. Samoin olethan varma, ettei kukaan muu jo hoida samaa asiaa. Esimerkiksi vuoden 2021 aikana tehdyistä tilauksista myöhemmässä tarkastelussa turhiksi ja peruutettavaksi osoittautuneiden tilausten osuus kaikista tilauksistamme on ollut viikkotasoisesti laskettuna keskimäärin 15,4%. Näiden tilausten käsittely hidastaa tilausjonomme lyhenemistä merkittävästi.